Trvalý skartační souhlas

9.5.3

Trvalý skartační souhlas

PhDr. Radomír Ševčík

Příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení (§ 15 odst. 3 archivního zákona). Trvalý skartační souhlas příslušný archiv dle uvedeného paragrafu udělit může, ale i nemusí. Podmínky, za kterých bude trvalý skartační souhlas udělen, si stanovuje každý jednotlivý archiv samostatně. Jednou z podmínek může být např. vydání vlastního spisového a skartačního řádu spolu se skartačním plánem. Trvalý skartační souhlas se vydává vždy na základě žádosti původce. Žádost obsahuje:

• identifikaci původce - název, adresu, identifikační číslo,

• adresu archivu,

• č. j., zn., jméno referenta vyřizujícího záležitost,

• datum,

• vlastní žádost, která obsahuje:

  • odvolání se na paragrafové znění zákona č. 499/2004 Sb., umožňující vydání trvalého skartačního souhlasu,

  • určení či výčet druhů dokumentů, na které se trvalý skartační souhlas bude vztahovat,

  • způsob vedení evidence o skartovaných dokumentech,

  • stanovení lhůty (četnosti) pro provádění výběru archiválií,

  • adresu archivu, kam bude v pravidelných intervalech zasílána žádost o provedení výběru archiválií,

  • jméno zaměstnance, na kterého bude trvalý skartační souhlas vydán a který jej bude užívat,

• příloha (pokud jsou rozepsány jednotlivé druhy dokumentů, na které má být trvalý skartační souhlas vydán),

• razítko,

• podpis oprávněné osoby.

Příslušný archiv na základě žádosti původce o vydání trvalého skartačního souhlasu po zvážení všech okolností rozhodne o jeho vydání, či nevydání. V případě kladného vyjádření vydá příslušný archiv rozhodnutí o vydání trvalého skartačního souhlasu. Rozhodnutí obsahuje:

• identifikaci archivu, který vydává rozhodnutí,

• název, adresu původce,

• č. j.,

• datum,

• odvolání se na podanou žádost,

• rozhodnutí o vydání trvalého…