Předávání archiválií do archivu

9.5.4

Předávání archiválií do archivu

PhDr. Radomír Ševčík

Archiválie se do archivu předávají na základě:

• záznamu o předání archiválií k trvalému uložení v archivu,

• darovací smlouvy,

• smlouvy o úschově.

Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu

Tento způsob předávání archiválií k uložení do archivu se používá:

• u archiválií, které byly vybrány za archiválie v rámci skartačního řízení z dokumentů skartačního znaku "A“,

• u archiválií, které byly vybrány za archiválie v rámci výběru archiválií mimo skartační řízení z dokumentů skartačního znaku "A“.

Záznam o předání archiválií k trvalému uložení je úředním záznamem, kterým jsou archiválie do archivu předávány k trvalému uložení. Jedná se o nejčastější formu předávání archiválií do archivu. Záznam musí obsahovat:

• odvolání se na příslušné paragrafové znění zákona, na jehož základě jsou archiválie předávány k trvalému uložení v archivu,

• identifikaci původce, jehož archiválie jsou předávány k trvalému uložení; v případě, že držitel nebo vlastník archiválie není totožný s původcem archiválie, uvede se identifikace jak původce, tak i vlastníka či držitele archiválie,

• přesný název a adresu archivu, do kterého jsou archiválie předávány k trvalému uložení,

• důvod předání archiválií (skartační řízení, výběr archiválií mimo skartační řízení apod.),

• vyjádření o fyzickém stavu archiválií,

• potvrzení o vzájemném předání archiválií v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., oboustranné stanovisko k záznamu,

• ustanovení o přenesení odpovědnosti za ochranu a péči předávaných archiválií,

• datum předání,

• místo předání,

• jména předávajícího a přebírajícího,

• počet výtisků,

• podpisy, razítka.

 NahoruDarovací smlouva

Předání archiválií darovací smlouvou musí předcházet provedení výběru archiválií mimo skartační řízení, neboť na č. j. protokolu o výběru archiválií mimo skartační řízení je v textu smlouvy odkazováno. Darovací smlouva musí mít všechny náležitosti klasické darovací smlouvy tak, jak je stanoveno v občanském zákoníku, rozšířené o specifika vycházející ze zákona č. 499/2004 Sb.,…