dnes je 29.3.2024

Input:

Činnosti při auditech dle ISO 19011

14.6.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.2.123.23
Činnosti při auditech dle ISO 19011

Ing. Pavla Blackmore

Kapitola 6 normy ISO 19011 poskytuje návod, jak provádět jednotlivé audity v rámci programu auditů. Vytváří rámec pro konkrétní audit, ve kterém jsou v logickém sledu uvedeny činnosti, které mají podpořit efektivní průběh auditu.

Zahájení auditu a přípravné činnosti – článek 6.2

Stanovení cíle, předmětu a kritérií auditů
Nejdříve stanovujeme důvod konání auditu, tedy jeho cíl. Cíl auditů znamená, co máme audity dosáhnout, tím může být např. prověření stupně shody systému kvality s kritérii auditů – s normou, s vlastními požadavky, s hodnocením míry plnění právních a jiných požadavků, dále také vyhledání potenciálu ke zlepšování a obdobně. Cíle stanovuje zadavatel auditu, budeme ho označovat jako zákazník auditu.

Podle rozsahu auditu, jeho časové a odborné náročnosti a potřeby zajištění nezávislosti je k provedení auditu jmenován buď jeden auditor, nebo tým auditorů. Přizváni mohou být techničtí experti.

Při rozhodování o velikosti a složení týmu auditorů musí být zajištěna:

- dostatečná odborná kompetence týmu,

- jeho schopnost spolupracovat navzájem

- schopnost efektivně jednat s auditovanou organizací.

S konkrétním personálním složením musí vyjádřit souhlas vedoucí auditor. Rozhádaný a nekompetentní tým zpravidla nedodá dostatečně kvalitní výsledky.

Zákazník auditu jmenuje auditora, nebo vedoucího auditora, v případě, že budeme potřebovat tým auditorů

Zákazník auditu a vedoucí auditor společně stanoví předmět auditu a uvedou v něm rozsah a hranice, ve kterých budou audity prováděny. V předmětu auditu určí lokace, organizační jednotky, činnosti a procesy, které budou auditovány a vymezí kdy a v jakém časovém období budou audity provedeny.

Vedoucí auditor a zákazník auditu dále určí, jaká kritéria budou sloužit jako reference stavu, podle kterých se určí shoda auditovaných skutečností - právní požadavky, požadavky vlastních postupů, norem a podobně.

Úvodní kontakt s auditovanou organizací
Vedoucí auditor zahájí kontakt s auditovanou organizací, kterou seznámí se záměrem provést u ní audit. Seznámí ji s jeho cílem, předmětem, kritérii, se složením týmu auditorů a s časovým plánem auditu. Vyžádá si přístup k odpovídajícím dokumentům včetně záznamů, dohodne použitelná bezpečnostní pravidla a dohodne účast pozorovatelů a potřebu průvodců pro tým auditorů.

Námitky prověřované organizace musí být zohledněny do té míry, jakou ztěžují či zamezují provedení auditu – audit posuneme mimo dobu dovolené, pracovních špiček, hodin pro veřejnost a podobně. Vycházíme z toho, že audit má zajistit potřebné informace, ale nemá škodit běžnému provozu organizace.

Určení proveditelnosti auditů
Vedoucí auditor prověří, zda je možné audit se stanoveným cílem a předmětem auditu prakticky zajistit.

Kontroluje přitom:

- dostupnost zdrojů informací, tedy dokumentaci,

- dále použitelnost stanovených kritérií,

- spolupráci prověřovaného úseku, oblasti, lokace apod.

- dostatek času,

- dostatek kvalifikovaných auditorů

- a dostupnost dalších potřebných prostředků a zdrojů.

Pokud vedoucí auditor zjistí, že provedení auditu je za stávajících podmínek nemožné, má možnost zákazníkovi auditu nabídnout alternativní řešení. Tím může být třeba změna předmětu auditu – audit jiného místa či činnosti, audit provedený v jiném časovém období, s upraveným auditním týmem. O změně zadání auditu rozhoduje klient.

Příprava na činnosti auditu – článek 6.3

Provedení přezkoumání dokumentů v přípravě auditu
Před činnostmi při auditech přezkoumává vedoucí auditor dokumentaci včetně záznamů auditované organizace s cílem určit shodu dokumentovaného systému s kritérii auditů. Rozsah přezkoumání vychází z cíle a předmětu auditu a z povahy a složitosti auditované organizace.

Jestliže je dokumentace shledána jako podklad nedostačující k provedení auditu, informuje vedoucí auditor zákazníka auditu a auditovanou organizaci. Poté zákazník auditu rozhodne, zda v auditování pokračovat nebo audit pozastavit, do té doby, dokud nebudou vyřešeny sporné otázky v dokumentaci.

Příprava plánu auditu
Vedoucí auditor připraví plán auditu, jako základ pro dohodu o provedení auditů mezi klientem, týmem auditorů a auditovanou organizací. Plán má usnadnit časové rozvržení a koordinaci činností při auditu. Plán auditu má obsahovat především informace o:

a) cílech auditu, jeho předmětu a kritériích hodnocení při auditu,

b) identifikaci organizačních a funkčních jednotek a procesů, které mají být auditovány;

c) datu a místě, na kterém mají být provedeny činnosti při auditech na místě;

d) předpokládaný čas a dobu trvání činností při auditech na místě,

e) přidělení patřičných zdrojů pro kritické oblasti auditů (technika, doprava, experti).

Plán přezkoumává zákazník auditu a před zahájením činností při auditu na místě je předložen auditované organizaci. Jakékoli námitky auditované organizace by měly být řešeny mezi vedoucím auditorem, auditovanou organizací a zákazníkem auditu.

Příprava pracovních dokumentů
Členové týmu auditorů přezkoumají informace odpovídající jejich přidělení k auditům a připraví pracovní dokumenty, které jsou potřebné pro odkazy a záznamy z průběhu auditů. Pracovní dokumenty zpravidla zahrnují:

- kontrolní listy a seznamy otázek - checklisty

- způsob vzorkování, který bude použit pro získání informací z příliš rozsáhlých oblastí,

- formuláře pro zaznamenání informací a zjištění z auditů a záznamy z jednání.

Pracovní dokumenty jsou pomůcka, nejsou nutné za každou cenu a pro každého. Dá se uvést, že každý auditor si v průběhu své pracovní činnosti vytvoří svůj způsob práce. To že jsme zpracovali kontrolní listy a formuláře by nemělo omezit rozsah činností při auditu, a okruh toho co vidíme, zaznamenáme a vyhodnotíme. Rozsah prověřovaného se může měnit v důsledku informací získaných v průběhu auditu.

Pracovní dokumenty, včetně vytvořených záznamů musí být uchovány nejméně do ukončení auditu.

Provádění činností auditu – článek 6.4

Úvodní jednání
Úvodní jednání se má konat s managementem auditované organizace, nebo s osobami odpovědnými za funkce a procesy, které mají být auditovány. Účelem úvodního jednání je informovat o auditu, který bude prováděn, vyjasnit vzájemné postavení, spolupráci, součinnost a časové vazby s auditovanou organizací v průběhu auditu, formy jednání a předávání výsledků, potvrdit účast expertů, pozorovatelů a průvodců na auditu, dohodnout

Nahrávám...
Nahrávám...